Factuureisen: wat moet er op een factuur staan?

Verplichte gegevens

Volgens de Belastingdienst staan er op je factuur in elk geval de volgende gegevens:

• Je volledige naam en die van je afnemer.
• Je volledige adres en dat van je afnemer.
• Je btw-identificatienummer.
• Je KVK-nummer, als je bij de KVK bent ingeschreven.
• De datum waarop de factuur is uitgereikt.
• Een factuurnummer.
• Bij goederen: wat voor goederen je hebt geleverd en hoeveel. Bij diensten: wat voor diensten je hebt geleverd en de omvang ervan.
• De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling.
• Het bedrag dat je in rekening brengt, exclusief btw.
• Het btw-tarief dat van toepassing is.
• Het btw-bedrag.

Nummering

Facturen moeten doorlopend genummerd zijn en elk nummer mag maar één keer voorkomen. Volgens Ondernemersplein heeft je klant geen recht op aftrek van de btw op een verkeerd genummerde factuur, dus corrigeer fouten in de nummering.

Met onze factuurnummer-generator kun je een nummerformaat uitproberen.

Binnen welke termijn moet je factureren?

Volgens Ondernemersplein moet je je factuur uiterlijk sturen op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin je hebt geleverd.

Bijzondere situaties

Voor facturen tot en met € 100 inclusief btw en voor zakendoen met het buitenland gelden aangepaste of extra regels. De details staan op de pagina’s van de Belastingdienst.

• Kleineondernemersregeling: je vermeldt geen btw en geeft aan dat een vrijstelling van toepassing is.
• Verleggingsregeling: je rekent geen btw, zet ‘btw verlegd’ op de factuur en vermeldt het btw-identificatienummer van je afnemer, plus het bedrag per btw-tarief zoals dat zou gelden zonder verlegging.
• Diensten aan een ondernemer in een ander EU-land: ook hier zet je ‘btw verlegd’ en het btw-identificatienummer van de afnemer op de factuur.

Digitaal factureren

Een pdf-factuur die je per e-mail verstuurt, heet digitaal factureren. Een e-factuur gaat van jouw systeem rechtstreeks naar het systeem van je klant, en je klant is niet verplicht om een e-factuur te accepteren.

Factureer je aan de Rijksoverheid, dan moet je een e-factuur sturen: een pdf volstaat dan niet.

Zo helpt FactuurPro

FactuurPro zet je bedrijfsgegevens, doorlopende nummering, btw-specificatie en betaalgegevens op je factuur. Jij blijft zelf verantwoordelijk voor de juistheid van de inhoud, zoals de leveringsdatum en de omschrijving.