Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

[Bedrijfsnaam] is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die we verwerken om de website en het FactuurPro-account aan te bieden (bijvoorbeeld je accountgegevens en gebruiksgegevens).

Voor de gegevens die jij als gebruiker in FactuurPro invoert over jouw klanten (zoals namen, adressen en factuurgegevens) ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Hiervoor geldt de verwerkersovereenkomst die onderdeel is van onze algemene voorwaarden.

2. Welke gegevens verwerken we?

Afhankelijk van hoe je FactuurPro gebruikt, verwerken we de volgende categorieën gegevens:

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen), taalvoorkeur en inloggeschiedenis (IP-adres, browser, tijdstip).
• Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, KvK-nummer, btw-identificatienummer, adres, IBAN en logo.
• Administratiegegevens: klanten, offertes, facturen, betalingen, herinneringen en bijbehorende e-mails die je via FactuurPro verstuurt.
• Bankgegevens: als je een bankkoppeling activeert, transactiegegevens van de gekoppelde rekening (datum, bedrag, tegenrekening, omschrijving).
• Betaalgegevens voor je abonnement: factuurgegevens en de status van betalingen. Kaart- of rekeninggegevens worden verwerkt door onze betaalprovider en niet door ons opgeslagen.
• Gebruiks- en technische gegevens: logbestanden, foutmeldingen en, alleen met jouw toestemming, geanonimiseerde analytische gegevens.
• Contactgegevens: naam, e-mailadres en inhoud van berichten die je via het contactformulier stuurt.

3. Waarvoor en op welke grondslag?

We verwerken je gegevens uitsluitend voor de volgende doelen en grondslagen:

• Uitvoering van de overeenkomst: het aanbieden van je account, het maken en versturen van facturen en offertes, het versturen van herinneringen en het verwerken van betalingen.
• Wettelijke verplichting: het bewaren van factuur- en betaalgegevens volgens de fiscale bewaarplicht (in Nederland doorgaans zeven jaar).
• Gerechtvaardigd belang: beveiliging van het platform, voorkomen van misbruik en fraude, en het verbeteren van onze dienst op basis van geaggregeerde gebruiksgegevens.
• Toestemming: het plaatsen van analytische cookies en, indien je dat aangeeft, het ontvangen van productupdates per e-mail. Je kunt toestemming op elk moment intrekken.

4. AI-functies

Als je de AI-assistent gebruikt, worden de tekst die je invoert en de relevante context (zoals een offerteregel of klantnaam) naar onze AI-leverancier gestuurd om een voorstel te genereren. We delen niet meer dan nodig is voor het verzoek.

Onze AI-leverancier verwerkt deze gegevens als verwerker en gebruikt ze niet om modellen te trainen. De AI-functies staan standaard alleen aan in betaalde abonnementen en je bepaalt zelf of en wanneer je ze gebruikt.

5. Met wie delen we gegevens?

We verkopen geen persoonsgegevens. We schakelen wel verwerkers in die ons helpen de dienst te leveren:

• Hosting en databaseopslag binnen de Europese Unie.
• E-mailverzending voor transactionele e-mails (facturen, herinneringen, accountmeldingen).
• Betaalprovider voor het afrekenen van abonnementen.
• Bankkoppelingsaanbieder (PSD2-vergunninghouder) wanneer je zelf een bankrekening koppelt.
• AI-leverancier voor de AI-assistent, zoals beschreven in artikel 4.
• Analysetool voor websitestatistieken, alleen na toestemming via de cookie-instellingen.

6. Doorgifte buiten de EU

We slaan je gegevens op binnen de Europese Economische Ruimte. Wanneer een verwerker gegevens buiten de EER verwerkt, zorgen we voor passende waarborgen zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of een adequaatheidsbesluit.

7. Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren gegevens niet langer dan nodig:

• Accountgegevens: zolang je account bestaat en tot 30 dagen na verwijdering, zodat je een vergissing kunt herstellen.
• Facturen, creditnota’s en betaalgegevens: zeven jaar na afloop van het boekjaar, conform de fiscale bewaarplicht.
• Logbestanden en beveiligingsgegevens: maximaal twaalf maanden.
• Contactformulierberichten: maximaal twaalf maanden na afhandeling.
• Analytische gegevens: geanonimiseerd en maximaal 26 maanden.

8. Hoe beveiligen we je gegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• Versleutelde verbindingen (TLS) voor al het verkeer.
• Wachtwoorden worden alleen gehasht opgeslagen; gevoelige tokens versleuteld.
• Toegang op basis van rollen, en een auditlog van belangrijke wijzigingen.
• Regelmatige back-ups en gescheiden omgevingen voor ontwikkeling en productie.
• Beperkte toegang voor medewerkers op need-to-know-basis.

9. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

• Inzage in de gegevens die we over je verwerken.
• Rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens.
• Verwijdering (‘recht op vergetelheid’), voor zover geen wettelijke bewaarplicht geldt.
• Beperking van de verwerking en bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Dataportabiliteit: je kunt je gegevens op elk moment zelf exporteren vanuit je account.
• Intrekken van toestemming, zonder dat dit de rechtmatigheid van eerdere verwerking aantast.

10. Vragen of klachten

Wil je een van je rechten uitoefenen of heb je een vraag over privacy? Neem contact op via [e-mailadres] of het contactformulier. We reageren binnen een maand.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe functies of gewijzigde wetgeving. Bij belangrijke wijzigingen informeren we je per e-mail of via een melding in je account. De datum bovenaan geeft aan wanneer de verklaring voor het laatst is gewijzigd.