Bewaarplicht: hoelang bewaar je facturen en administratie?

De bewaartermijn

Volgens de Belastingdienst ben je verplicht je administratie 7 jaar te bewaren. Voor gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken geldt een termijn van 10 jaar. Ook voor leveringen en diensten onder de Unieregeling of de Invoerregeling van het eenloketsysteem (OSS) geldt 10 jaar.

De termijn begint pas als een gegeven niet meer actueel is. Bij een leasecontract van vier jaar begint de bewaartermijn van 7 jaar dus pas na afloop van het contract.

Wat valt eronder?

Basisgegevens bewaar je altijd 7 jaar. Daaronder vallen onder meer de debiteuren- en crediteurenadministratie, de inkoop- en verkoopadministratie en het grootboek. Voor andere gegevens kun je met de Belastingdienst kortere termijnen afspreken, die de Belastingdienst schriftelijk vastlegt.

Facturen bewaren

Alle facturen die je verstuurt of ontvangt, bewaar je in je administratie. Facturen bewaar je 7 jaar, facturen over onroerende zaken 10 jaar.

• Digitale facturen bewaar je digitaal, in de vorm waarin je ze verstuurde of ontving. Je drukt ze dus niet af.
• Papieren facturen en bonnen mag je scannen, mits de scan een juiste en volledige weergave van het origineel is en de echtheidskenmerken ook worden opgeslagen. Dan hoef je het origineel niet te bewaren.
• De digitale administratie moet binnen een redelijke termijn te raadplegen zijn.
• Doe je mee aan de kleineondernemersregeling, dan moet je je inkoopfacturen blijven bewaren.

Zo helpt FactuurPro

In FactuurPro kun je facturen, betalingen en klanten exporteren als CSV of pdf-bundel, bijvoorbeeld voor je boekhouder of eigen archief. De bewaarplicht blijft jouw verantwoordelijkheid: maak daarom regelmatig een export en bewaar die zelf veilig.