Gids
Betalingsherinneringen: betaaltermijn, rente en incassokosten
Betaaltermijnen, wettelijke rente en de regels voor herinneringen aan bedrijven en consumenten.
Algemene informatie. Deze gids bevat algemene informatie en is geen belasting- of juridisch advies. Je situatie kan afwijken. Raadpleeg bij twijfel de Belastingdienst, de KVK of een adviseur.
De betaaltermijn
Volgens Ondernemersplein is de maximale betaaltermijn voor bedrijven 60 dagen, met uitzonderingen. Een langere termijn mag alleen als die geen nadeel oplevert voor koper of verkoper. Is er niets afgesproken, dan is de termijn 30 dagen. Grote bedrijven moeten het midden- en kleinbedrijf binnen 30 dagen betalen.
Voor consumenten bestaat geen wettelijke termijn: je spreekt een redelijke termijn af in je overeenkomst of algemene voorwaarden. Zet de vervaldatum duidelijk op de factuur. Met onze vervaldatumhulp reken je die snel uit.
Wettelijke rente
Betaalt een klant te laat, dan mag je rente rekenen over de periode na de vervaldatum. Voor zakelijke klanten geldt de wettelijke handelsrente, voor consumenten de wettelijke rente. Je moet de klant laten weten dat je rente rekent, bijvoorbeeld op de factuur of in de herinnering.
De percentages kunnen wijzigen. Daarom noemen we hier geen percentages: je vindt de actuele tarieven op de pagina van de Rijksoverheid over de hoogte van de wettelijke rente.
Herinneren: zakelijke klanten
Bij bedrijven ben je niet verplicht eerst een herinnering te sturen. Je kunt de incassoprocedure uit je algemene voorwaarden volgen. Incassokosten zijn wettelijk begrensd. Een herinnering sturen is in de praktijk meestal wel de vriendelijkste eerste stap.
Herinneren: consumenten
Bij een consument moet je eerst een gratis herinnering sturen, zonder kosten voor de herinnering. Incassokosten mag je pas rekenen nadat je de consument hebt aangemaand om binnen veertien dagen te betalen, waarbij de termijn ingaat op de dag na de aanmaning (artikel 6:96 lid 6 Burgerlijk Wetboek).
Die aanmaning, vaak veertiendagenbrief genoemd, moet duidelijk zijn over de gevolgen van niet betalen. Een te korte termijn of onduidelijke brief kan ertoe leiden dat je de incassokosten niet kunt rekenen. Laat je een incassobureau of deurwaarder inschakelen, overleg dan over de actuele regels.
De toon van je herinnering
Begin vriendelijk en feitelijk: noem het factuurnummer, het bedrag en de vervaldatum, en maak betalen makkelijk. Een tweede herinnering mag duidelijker zijn. Zet in het laatste bericht helder wat je volgende stap is en tot wanneer de klant kan betalen. Blijf zakelijk en respectvol; veel klanten zijn gewoon vergeten te betalen.
Zo helpt FactuurPro
In FactuurPro stel je in wanneer en met welke toon je herinnert. Herinneringen stoppen vanzelf zodra een factuur betaald is. Betaalt een klant een deel, dan registreer je de gedeeltelijke betaling en zie je wat er nog openstaat. Klanten kunnen hun facturen bekijken in het klantenportaal.